सहारनपुर गृहकर एवं जलकर अनुभाग में सामने आए साॅफ्टवेयर हैक करने जैसे गंभीर मामले के बाद नगरायुक्त एक्शन मोड में हैं। बुधवार को निरीक्षण के बाद उन्होंने व्यवस्थाओं में सुधार के लिए मास्टर प्लान तैयार किया है।
सभी विभागाध्यक्षों पत्रावलियां आदि दुरुस्त करने के निर्देश दिए हैं। पांच अप्रैल को नगरायुक्त अनुभागों का गहनता से निरीक्षण करेंगे। विभागाध्यक्षों को जारी पत्र में नगरायुक्त ने कहा है कि पांच अप्रैल को वह सभी अनुभागों के कार्यों एवं उनकी विभागीय पत्रावली के रखरखाव तथा संबंधित लिपिक के कार्यों एवं अन्य समस्त विभागीय कार्यों का विभागवार निरीक्षण करेंगे। निरीक्षण सुबह 9:30 बजे से होगा। उन्होंने उन बिंदुओं का भी जिक्र किया है, जिन पर निरीक्षण होगा।
विभागाध्यक्षों को निर्देश
-निरीक्षण के समय विभागाध्यक्ष द्वारा अधीनस्थों के कार्य विभाजन का पटल/क्षेत्रवार विवरण प्रस्तुत जाए।
-संबंधित लिपिक द्वारा पटल से संबंधित सभी पत्रावलियों का रजिस्टर प्रस्तुत किया जाएगा। पटल सहायक द्वारा स्वयं के पास सुरक्षित पत्रावलियों की पंजिका तैयार कर प्रत्येक पत्रावली पर क्रमांक अंकित कर पंजिका वार अलमारियों में सुव्यवस्थित ढंग से रखा जानी चाहिए।
- समस्त पटलों की विभागाध्यक्ष द्वारा मुख्य पंजिका तैयार कराई जाए, जिसमें विभिन्न पटल सहायकों द्वारा बनाई एवं रखी गई पंजिका का ब्योरा रखा जाए।
-पटल सहायक, आवंटित कार्य के अनुरूप पत्रावली/पंजिका को अपडेट करा लें, जो भी कमी है उसे पूर्ण कर विभागाध्यक्ष से हस्ताक्षर कराने की प्रक्रिया पूरी कर ले।
-पटल सहायकों द्वारा रखी जाने वाली पत्रावली का संचालन एवं उसमें जरूरी प्रक्रिया समय से पूर्ण करा ली जाए, पत्रावली प्रस्तुत करने की जिम्मेदारी पटल सहायक की होगी।
-सभी अनुभागों में मुख्य लिपिक द्वारा दो गार्डफाइल संचालित की जाएं, पहली गार्डफाइल में उच्चाधिकारियों द्वारा किए निरीक्षण बाईं ओर तथा अनुपालन आख्या दाईं ओर रहेगी।
-अनुभाग में संरक्षित समस्त अभिलेख पत्रावलियों को व्यवस्थित करने के साथ ही कार्यालय कक्ष में उचित साफ-सफाई का भी ध्यान रखा जाए।