12 मई को देश के राष्ट्रपति और बीएचयू के विजिटर प्रणब मुखर्जी के आगमन के मद्देनजर मंगलवार को केंद्रीय कार्यालय में बैठक हुई। अध्यक्षता कर रहे कुलपति प्रो. जीसी त्रिपाठी ने तैयारियों के लिए गठित समितियों के कार्यों की समीक्षा की। कुलपति ने बताया कि राष्ट्रपति 12 मई को शाम छह बजे स्वतंत्रता भवन में अध्यापकों और छात्र-छात्राओं को संबोधित करेंगे। डेढ़ घंटे के इस कार्यक्रम में कुलाधिपति डॉ. कर्ण सिंह और राज्यपाल रामनाइक भी मौजूद रहेंगे।
बैठक में तय किया गया कि शताब्दी वर्ष पर आयोजित इस कार्यक्रम के तहत स्वतंत्रता भवन में विश्वविद्यालय की उपलब्धियों को दर्शाने वाली प्रदर्शनी भी लगाई जाएगी। कुलपति ने बताया कि समारोह में प्रवेश आमंत्रण पत्र के जरिये ही दिया जाएगा। इसमें शामिल होने वालों को अपना परिचय पत्र भी लाना जरूरी है। राष्ट्रपति बीएचयू में ही रात्रि विश्राम करेंगे। कुलपति की ओर से उन्हें रात्रिभोज दिया जाएगा। बैठक में कुलसचिव डॉ. केपी उपाध्याय, वित्ताधिकारी अभय कुमार ठाकुर, विशेष कार्याधिकारी डॉ. विश्वनाथ पांडेय और आयोजन समिति के संयोजक मौजूद रहे।