बैठक के दौरान भारतीय मौसम विभाग ने सर्दियों के मौसम के पूर्वानुमान पर एक प्रस्तुति दी। प्रस्तुति में बताया कि इस वर्ष सर्दियां सामान्य रहेंगी। सक्सेना ने अधिकारियों को निर्देश दिए कि सभी विभाग सर्दियों के मौसम की चुनौतियों के लिए पूरी तरह तैयार रहें। बुलडोजर, स्नो कटर जैसी मशीनरी पहले ही तैनात की जानी चाहिए। सड़क, अस्पताल, बिजली, पेयजल आपूर्ति तथा शैक्षणिक संस्थान जिला प्रशासन की प्राथमिकता होनी चाहिए। मुख्य सचिव ने उपायुक्तों को भारी हिमपात और सड़कें अवरुद्ध होने से कटे हुए क्षेत्रों में पर्याप्त खाद्य और ईंधन की आपूर्ति सुनिश्चित करने के निर्देश दिए। उन्होंने अधिकारियों को यह भी सुनिश्चित करने को कहा कि ऐसे क्षेत्रों में संचार माध्यम कार्यशील रहें।
मुख्य सचिव ने सर्दियों के मौसम में समन्वय और त्वरित प्रतिक्रिया सुनिश्चित करने के लिए सभी स्तरों पर नियंत्रण कक्ष स्थापित करने के निर्देश दिए। बैठक में शिमला और अन्य आपदा संभावित जिलों में राष्ट्रीय आपदा प्रतिक्रिया बल और राज्य आपदा प्रतिक्रिया बल की पूर्व तैनाती के मुद्दे पर भी मंथन किया गया। बैठक में निदेशक एवं विशेष सचिव राजस्व एवं आपदा प्रबंधन डीसी राणा, एडीजीपी लॉ एंड आर्डर अभिषेक त्रिवेदी, उपायुक्त अनुपम कश्यप, पुलिस अधीक्षक संजीव कुमार गांधी और विभिन्न विभागों के वरिष्ठ अधिकारी उपस्थित रहे।