इस मौके पर विनय शंकर पांडेय ने कहा कि प्रधानमंत्री के स्वागत से लेकर प्रस्थान तक के मिनट-टू-मिनट कार्यक्रम के लिए सभी प्रबंध तय प्रोटोकॉल और सुरक्षा मानकों का ध्यान रखा जाए। इसके साथ ही महत्वपूर्ण आयोजन में इस क्षेत्र की सांस्कृतिक परंपराओं और पर्यटन को प्रोत्साहित करने वाले कार्यक्रम भी शामिल किए जाएं।
वहीं, उत्तराखंड के स्थानीय उत्पादों और शिल्प कला पर आधारित प्रदर्शनी के ले-आउट प्लान और अन्य व्यवस्थाओं पर चर्चा की गई। वहीं, सचिव विनोद कुमार सुमन ने कार्यक्रम के दौरान ब्लूबुक में निर्धारित व्यवस्थाओं के तहत काम करने के निर्देश दिए।
उधर, हर्षिल स्थित कार्यक्रम स्थल पर अधिक लोगों को व्यवस्थित करने के लिए सिटिंग प्लान में बदलाव करने के निर्देश दिए। कहा कि जर्मन हैंगर का आकार बढ़ाया जाए। साथ ही आईजी राजीव स्वरूप ने सुरक्षा प्रबंधों का जायजा लेते हुए सुरक्षा व्यवस्था, मूवमेंट एवं यातायात प्लान, पार्किंग व्यवस्था के संबंध में अधिकारियों से चर्चा की। उन्होंने कहा कि हर्षिल स्थित कार्यक्रम स्थल पर प्रवेश व निकास की उचित व्यवस्थाएं रखी जाए।