कार्यक्रम के सफल आयोजन के लिए विभिन्न समितियां भी गठित की जा रही हैं। प्रदेश सरकार की कल्याणकारी योजनाओं व कार्यक्रमों की जानकारी लोगों तक पहुंचाने के लिए समारोह स्थल पर विभागीय प्रदर्शनियां भी लगाई जाएंगी। उन्होंने सभी विभागाध्यक्षों को इसके लिए समय रहते प्रबंध पूरे करने के कहा। बैठक में समारोह स्थल पर बैठने की व्यवस्था सहित परिवहन व गाड़ियों के पार्किंग स्थल चिह्नित करने व यातायात के लिए समुचित योजना तैयार करने पर भी चर्चा की गई। मंडी तथा अन्य जिलों से आने वाले लाभार्थियों के आवागमन, ठहराव व भोजन आदि की समुचित व्यवस्था करने के निर्देश दिए गए। उपायुक्त ने समारोह स्थल पर साफ-सफाई की उचित व्यवस्था तथा मोबाइल शौचालयों की स्थापना के लिए नगर निगम को आवश्यक प्रबंध समय रहते पूरे करने को कहा। इनमें जल की समुचित आपूर्ति भी सुनिश्चित करने को कहा।
इसके अतिरिक्त विभिन्न स्थानों पर आवश्यकतानुसार कूड़ेदान इत्यादि स्थापित करने के भी निर्देश दिए गए। समारोह के दौरान सुरक्षा व्यवस्था को लेकर भी चर्चा की गई और सभी आगंतुकों के लिए सुरक्षा के व्यापक प्रबंध करने को कहा गया। उपायुक्त ने पुलिस सहित सभी सुरक्षा एजेंसियों को इसमें आपसी समन्वय से कार्य करने के निर्देश दिए। आयोजन स्थल पर निर्बाध विद्युत आपूर्ति तथा पेयजल का समुचित प्रबंध करने के निर्देश संबंधित विभागों को दिए गए। सांस्कृतिक कार्यक्रमों के माध्यम से सरकार की कल्याणकारी योजनाओं व एंटी चिट्टा अभियान पर लोगों को जागरूक किया जाएगा। इसके लिए लोक सम्पर्क विभाग तथा भाषा, कला एवं संस्कृति विभाग को आपसी समन्वय से तैयारियां करने को कहा गया। बैठक में अतरिक्त उपायुक्त गुरसिमर सिंह, अतिरिक्त जिला दंडाधिकारी डॉ. मदन कुमार, एसडीएम मंडी रुपिंदर कौर, सहायक आयुक्त केएस पटियाल सहित संबंधित विभागों के उच्चाधिकारी उपस्थित थे।