नई प्रणाली के तहत विभाग में तीन स्तरीय शिकायत निवारण ढांचा बनाया गया है। डिविजनल टाउन प्लानिंग कार्यालयों में डिविजनल टाउन प्लानिंग ग्रीवेंस रिड्रेसल अथॉरिटी गठित की गई है, जहां लोग टाउन एंड कंट्री प्लानर के समक्ष अपनी शिकायत दर्ज करवा सकते हैं। समाधान से संतुष्ट न होने की स्थिति में स्टेट टाउन प्लानर के पास अपील की जा सकेगी। इसी तरह सब डिविजनल स्तर पर असिस्टेंट टाउन प्लानर के पास शिकायत दर्ज की जा सकती है, जबकि अपील टाउन एंड कंट्री प्लानर को भेजी जाएगी।
चंबा, ऊना और बिलासपुर जिले में डिविजनल कार्यालय न होने के कारण संबंधित जिलों के लोग क्रमशः धर्मशाला, हमीरपुर और मंडी स्थित टाउन एंड कंट्री प्लानर कार्यालयों में अपनी शिकायतें भेज सकेंगे। सरकार की ओर से जारी दिशा-निर्देशों के अनुसार शिकायतों की सुनवाई 15 कार्य दिवसों में और निवारण 30 कार्य दिवसों के भीतर करना अनिवार्य होगा। अपीलीय मामलों में अधिकतम 60 कार्य दिवसों में अंतिम निर्णय दिया जाएगा। शिकायतकर्ता टीसीपी वेबसाइट के विशेष पोर्टल या जिला टाउन प्लानर कार्यालय में निर्धारित फार्म में शिकायत दर्ज कर सकता है। सरकार की ओर से राज्य शिकायत निगरानी समिति का भी गठन किया जाएगा, जो शिकायत निवारण की समीक्षा करेगी।