आकाश अंबानी को अपने निजी विमान (बोइंग) द्वारा मुंबई से बरेली के एयर बेस 3:30 बजे पहुंचना था। यहां से उनका विशेष विमान उन्हें पंतनगर लेकर जाता। वहां से तीन कारों के काफिले में उन्हें हल्द्वानी के लिए सड़क मार्ग से रवाना होना था। इसके लिए रविवार को दिल्ली से तीने कारें भी पंतनगर पहुंच गई थीं।
साथ ही उनके पर्सनल स्टाफ के छह अधिकारी शनिवार शाम ही रूद्रपुर के रेडिसन होटल में आकर ठहर गए थे। वहीं, ग्वालियर से विशेष हेलीकॉप्टर भी दो बजे पंतनगर पहुंच गया था। जो बरेली से आकाश अंबानी व उनके पारिवारिक मित्रों को पंतनगर लेकर आता। इसको लेकर एयरपोर्ट स्टाफ समेत एलआईयू भी सतर्क रहा। लेकिन दोपहर बाद अचानक पता लगा कि वे नहीं आ रहे हैं।