प्रवासी भारतीय सम्मेलन की तैयारियों का ब्यौरा विदेश मंत्रालय ने प्रशासन से मांगा है। तैयारी, कार्ययोजना सहित अब तक किए गए कामों की रिपोर्ट के आधार पर विदेश मंत्रालय इसकी रूपरेखा तैयार करेगा। उधर, प्रदेश की ओर से यूपीबीपीडी वेबसाइट लांच किए जाने की तैयारी है। इस वेबसाइट को भी विदेश मंत्रालय की पीबीडीइंडिया से लिंक किया जाएगा।
विदेश मंत्रालय की ओर से जनसहभागिता के लिए स्थानीय प्रशासन की ओर से किए जा रहे प्रयास की भी जानकारी मांगी गई है। माना जा रहा है कि विदेश मंत्रालय प्रशासन की तैयारियों और कार्ययोजना के आधार पर अपनी भूमिका तय करेगा।
इसके अलावा प्रधानमंत्री कार्यालय भी लगातार विदेश मंत्रालय से सम्मेलन से जुड़ी जानकारियां और तैयारियों का अपडेट ले रहा है। विदेश मंत्रालय की वेबसाइट की तर्ज पर प्रदेश सरकार भी अपनी वेबसाइट से सम्मेलन से जुड़ी जानकारियां साझा करेगी।