प्रदेश सरकार के पौने दो लाख कर्मचारियों और सवाल लाख पेंशनरों के सेवा व पेंशन अभिलेखों को डिजिटाइज किया जाएगा। विश्व बैंक सहायता प्राप्त योजना के तहत वेतन, पेंशन, एसीआर, अवकाश और मानव संसाधन से संबंधित पूरा कार्य पेपरलेस किया जाना है।
इसी अभियान के तहत जनवरी से कर्मचारियों के दस्तावेजों की स्कैनिंग का काम शुरू हो जाएगा। वित्त विभाग ने सभी विभागाध्यक्षों को निर्देश जारी किए हैं कि वे कर्मचारियों से संबंधित दस्तावेजों को डिजिटाइज कराने के लिए उपलब्ध कराएंगे। विभागाध्यक्षों को निर्देश दिए गए हैं कि वे डिजिटाइज कराने से पहले सभी अभिलेखों को पूर्ण करा लें। सेवा पुस्तिका से लेकर एसीआर और वेतनमान, समय समय पर मिली पदोन्नति आदि से जुड़े दस्तावेज पूर्ण होने के बाद ही डिजिटाइज होंगे।
हर दफ्तर में नामित होगा एक नोडल अफसर
वित्त विभाग के निर्देश के मुताबिक विभागों को अपने प्रत्येक कार्यालय में नोडल अधिकारी नामित करना होगा। मूल अभिलेखों को डिजिटाइज कराने वाले स्थल तक लाने, उन्हें डिजिटाइज कराने, उनका सत्यापन करने व मूल अभिलेखों को सुरक्षित ढंग से कार्यालय में वापस लाने की जिम्मेदारी नोडल अधिकारी की होगी। दस्तावेजों की स्कैनिंग देहरादून में होगी। किस विभाग के किन कार्यालयों को किस तिथि पर अभिलेख डिजिटाइज कराने हैं, इसका बाकायदा एक रोस्ट बनाना होगा।
आईएफएमस के डाटा से जुटाएंगे कार्मिकों संख्या
आईएफएमएस में उन सभी कर्मचारियों और पेंशनरों का ब्योरा है, जो कोषागारों से वेतन एवं पेंशन प्राप्त कर रहे हैं। प्रत्येक विभाग के डीडीओ कर्मचारियों की संख्या का आकलन कर उनका रोस्टर बनाएंगे।
तीन करोड़ दस्तावेजों की स्कैनिंग का अनुमान
वित्त विभाग का अनुमान है डिजिटाइजेशन के दौरान करीब तीन करोड़ दस्तावेजों की स्कैनिंग होगी। प्रतिदिन एक लाख पेपर स्कैन करने का लक्ष्य है। वित्त विभाग ने स्कैनिंग कार्य के लिए एजेंसी का चयन कर लिया है।
ये दस्तावेज होंगे डिजिटाइज
सेवा पुस्तिका, कार्मिकों की व्यक्तिगत पत्रावली, चरित्र पंजिकाएं, कोषागार में जमा पेंशन प्रपत्र, निदेशक कोषागार में जमा आईपीएस, आईएफएस, न्यायिक सेवाएं व वित्त सेवा के सेवा अभिलेख, सचिवालय इरला चेक अनुभाग के प्रांतीय सिविल सेवा कार्यकारी शाखा व अखिल भारतीय सेवा तथा सचिवालय सेवा संवर्ग के सेवा अभिलेख।
डिजिटाइजेशन से पहले ये करना जरूरी
सेवा पुस्तिका में सभी कॉलम पूर्ण भरे हों, इसकी जांच की जाएगी। अपूर्ण प्रविष्टियों को पूर्ण किया जाएगा। सभी तरह के नामांकन प्रपत्रों को पूर्ण कर सेवा पुस्तिका में चस्पा किया जाएगा। सभी तरह के वेतन निर्धारण आदेश, उनका अंकन पुस्तिका में होगा। सभी प्रकार के अवकाश को दर्ज कर उसे पूर्ण करते हुए हस्ताक्षर किए जाएंगे। सेवा के दौरान प्रत्येक घटना का सेवा पुस्तिका में जिक्र होगा। विभागीय कार्रवाई के दौरान दंड, पदावनत आदेश भी अंकित होंगे। सेवा का सत्यापन, वेतन वृद्धि का भी उसमें उल्लेख होगा।