उनके साथ मेयर डॉ. जोगेंद्र सिंह रौतेला, मुख्यमंत्री के जनसंपर्क अधिकारी विजय बिष्ट, जिलाध्यक्ष प्रदीप बिष्ट, जिला महामंत्री चंदन बिष्ट, नगर अध्यक्ष विजय मनराल व भाजपा मंडल अध्यक्ष संजय दुम्का समेत कई पदाधिकारी भी मौजूद थे।
निरीक्षण के दौरान सभास्थल में मुख्य मंच का निर्माण, सुरक्षा व्यवस्था, पार्किंग, साफ सफाई आदि पर चर्चा की गई। सिटी मजिस्ट्रेट उपाध्याय ने बताया कि पुलिस नौ फरवरी के लिए विशेष यातायात प्लान तैयार करने, सम्मेलन में पहुंचने वाले वाहनों के लिए पार्किंग की व्यवस्था कराने के निर्देश दिए गए हैं जबकि नगर निगम को सभास्थल की साफ-सफाई और अस्थायी शौचालयों की व्यवस्था कराने को कहा गया है।
उन्होंने बताया कि शीघ्र ही नौ फरवरी के लिए विशेष यातायात प्लान तैयार करा लिया जाएगा। यह भी तय हो जाएगा कि पहाड़ और तराई से आने वाले वाहन कहां पार्क होंगे।